Fakturownia: problemy z pobieraniem faktury

Co się stało

KSeF przetwarza faktury asynchronicznie. Po przesłaniu faktury przez Fakturownię następuje krótkie opóźnienie – zwykle kilka sekund do kilku minut, a w godzinach szczytu nawet dłużej – zanim KSeF nada oficjalny numer.

Jak to naprawić

1. Poczekaj kilka minut i odśwież stronę w naszym systemie.
2. Sprawdź fakturę w Fakturowni — gdy pojawi się status Przyjęta przez KSeF, link do pobrania będzie dostępny.
3. Jeśli faktura nadal oczekuje po 30 minutach, mogą wystąpić błędy w ustawieniach Fakturowni lub KSeF – sprawdź poniżej. ⬇️

Co się stało

Faktura została utworzona w Fakturowni, ale nie przeszła walidacji systemu rządowego KSeF. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy wymagane pola są puste lub nieprawidłowo wypełnione – np. błędny kod pocztowy, brak ulicy, nieprawidłowy NIP lub niezgodność danych kupującego/sprzedającego. Dopóki KSeF nie nada oficjalnego numeru, nasz system traktuje fakturę jako niezarejestrowaną i nie udostępnia linku do pobrania.

Najczęstsze przyczyny

1. Niekompletny adres sprzedawcy — ulica, miasto i kod pocztowy są wymagane przez schemat KSeF.
2. Nieprawidłowy lub brakujący NIP — NIP nabywcy musi być poprawnym polskim NIPem, jeśli jest zarejestrowany jako firma.
3. Brakujące wymagane pola — np. brak metody płatności, brak daty wystawienia lub nieobsługiwane kody stawek podatkowych.
4. Błąd walidacji schematu — Fakturownia waliduje dane zgodnie ze schematem XML FA(3); każde odchylenie powoduje odrzucenie.

Jak to naprawić

1. Otwórz fakturę w Fakturowni i sprawdź pole Status KSeF – komunikat błędu wskazuje dokładnie, które pole jest nieprawidłowe.
2. Edytuj fakturę, poprawiając błędne dane (adres, NIP itp.).
3. Wyślij ponownie do KSeF za pomocą przycisku Wyślij do KSeF lub poczekaj na automatyczne ponowne wysłanie.
4. Gdy KSeF zaakceptuje fakturę i nada numer, link do pobrania pojawi się w naszym systemie.

Co się stało

W przypadku nabywców niebędących polskimi podatnikami VAT (np. firm unijnych lub osób spoza Polski) rejestracja w KSeF jest opcjonalna, a nie obowiązkowa. W Fakturowni może to skutkować ustawieniem trybu wysyłki do KSeF na ręczny dla faktur danego nabywcy. Jeśli faktura nigdy nie zostanie ręcznie wysłana do KSeF, nie zostanie jej nadany numer KSeF – a nasz system wymaga ważnego numeru KSeF, aby udostępnić link do pobrania.

Jak to naprawić

1. W Fakturowni przejdź do Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF → Ustawienia.
2. Znajdź tryb wysyłki KSeF i zmień go z Ręczny na Automatyczny.
3. Dla bieżącej faktury otwórz ją i kliknij Wyślij do KSeF, aby zarejestrować ją teraz.
4. Po nadaniu numeru KSeF link do pobrania będzie dostępny również w naszym systemie.

Co się stało

Integracja KSeF w Fakturowni korzysta z certyfikatów lub tokenów autoryzacyjnych, które mogą wygasnąć. Gdy dane uwierzytelniające przestają być ważne, Fakturownia nie może wysyłać faktur do KSeF – co oznacza, że żadne nowe numery KSeF nie są nadawane, a nasz system nie może pobrać linków do pobrania.

Jak to naprawić

1. W Fakturowni przejdź do Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF i sprawdź status połączenia.
2. Jeśli wyświetlany jest błąd autoryzacji, kliknij Ponów autoryzację i przejdź przez kolejne kroki.
3. W przypadku autoryzacji certyfikatowej: wygeneruj nowe certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF i wgraj je ponownie do Fakturowni.
   
   
    
4. Po ponownej autoryzacji wyślij ponownie do KSeF faktury, których dotyczy problem.

Co się stało

KSeF wymaga, aby każda faktura korygująca (korekta) odwoływała się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Jeśli faktura pierwotna nigdy nie została zarejestrowana w KSeF – lub została zarejestrowana z błędami – faktura korygująca również zostanie odrzucona lub zablokowana bez linku do pobrania.

Jak to naprawić

1. Najpierw rozwiąż problem z fakturą pierwotną – upewnij się, że została pomyślnie przesłana do KSeF i posiada ważny numer KSeF (sprawdź błędy powyżej).
2. W Fakturowni otwórz fakturę korygującą i sprawdź, czy pole gov_corrected_invoice_number zawiera prawidłowy numer KSeF faktury pierwotnej.

3. Wyślij ponownie fakturę korygującą do KSeF – Fakturownia automatycznie powiąże ją z fakturą pierwotną.

   Ważne: Aby wystawić fakturę korygującą przez Fakturownię, faktura pierwotna również musi istnieć w Fakturowni. Jeśli tak nie jest, faktura korygująca musi zostać wystawiona w tym samym systemie, w którym wystawiono fakturę pierwotną.